【中小企業様向け】はじめてのシステム導入　ポイント

◆システム導入前に考えておくべこととは？

DXの推進、2025年の崖、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応など、ビジネスにITは必要不可欠となっています。
中小企業のシステム導入が加速している中、業務システムの導入を検討していても「情報システム担当者がいないため、進め方が分からない…」「一度は導入を試みたが失敗している…」という声も多く、簡単ではないことがわかります。

中小企業がシステムを導入する際のポイントを見ていきましょう。
・対象業務の洗い出し
・目的を明確にする
・フェーズに分けて導入を目指す

業務の洗い出しとは、システム化したい業務を整理することです。どのような作業をしているか、どの部門が担っているか、不要な作業はあるか等々。無駄な業務や重複して行っている作業は多くあり、”なぜ必要なのかわからないが、ずっとこうしているから…”といった業務があるのではないでしょうか。
次に、目的を明確にすることです。例えば “目的：Excelで管理している業務をシステム化することで二重入力・作業時間を削減する”というように、システムを導入することで得たい明確な目的をはっきりさせて、組織内で共有することを意識しましょう。
最後に、フェーズを分けて導入を目指すことについてですが、そもそもフェーズ分けする理由はなんでしょうか。一度にすべての要望を実現しようとすると話が大きくなりやすく、成功が見えにくくなります。第１フェーズで実現させるゴールを設定し、その目的以外のことは第２フェーズ以降のゴールに設定します。段階を分けて進めていくことで、着実に目的実現を目指すことができ、失敗の影響は最小限にとどめ軌道修正がしやすくなります。

◆どんなシステムが良いのか？

システムの主な選択肢は大分類で分けてみると、パッケージシステムかスクラッチ開発の２択となります。
パッケージシステムは、導入コストを抑え短納期で導入できるというメリットがある一方、自社の業務フローをシステムの仕様に合わせる必要があるというデメリットがあります。
スクラッチ開発は、自社の業務フローに合わせたオーダーメイドのシステム導入が実現できることが最大のメリットです。また、1名単位でのライセンス料がかからないことが一般的です。反対に、一から開発していくため時間を要することや安価な導入は難しいといったデメリットもあります。
システム化したい業務に合わせてどちらの方法が適しているか検討し、選択することをおすすめします。
特に中小企業は、システムの機能よりもシステムの使いやすさを優先するとよいでしょう。機能が多く性能が高くても、ユーザーとなる社員が使いにくいと感じる仕様だと、逆に非効率になる可能性があります。初めてシステム化を試みる業務であれば、システムの導入で業務フローが変わることに抵抗を感じる社員も少なからずでてきます。だからこそ、使いやすさを最優先したシステムの導入を検討し、本当に必要な機能に絞って導入を進めていくことが重要といえます。

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