システム導入のスケジュールについて｜工程別の期間と遅延を防ぐポイント

 

システム導入を検討する際、「導入までにどのくらいの期間が必要なのか」「いつから準備を始めればよいのか」と疑問を持つ担当者は少なくありません。

特に、自社の業務に合わせて一から構築するスクラッチ開発では、パッケージシステムの導入と比べて、要件整理や設計、開発、テストなどに一定の期間が必要です。システムの規模や機能数、既存システムとの連携、データ移行の有無によっても、必要な期間は大きく変わります。

一般的なシステム開発は、「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「データ移行」「本番稼働」という流れで進みます。しかし、各工程が予定どおり進むとは限りません。要件が固まらない、社内の確認に時間がかかる、仕様変更が発生するといった理由から、当初の予定よりも導入が遅れるケースもあります。

そのため、システム導入のスケジュールを立てる際は、開発会社の作業期間だけでなく、発注者側の検討や確認、データ準備、社内教育などに必要な時間も含めて考えることが重要です。

本記事では、システム導入までの一般的な工程と期間の目安、開発手法による違い、スケジュールが延びる原因、遅延を防ぐためのポイントについて詳しく解説します。

 

 

 

 

 

 

１．システム導入までに想定しておくべきスケジュール

 

スクラッチ型のシステム導入を検討する際は、あらかじめ導入までのスケジュールを立てる必要があります。しかし、一般的にどのくらいの期間が必要なのか分からず、具体的な計画を立てにくいと感じることもあるでしょう。システム開発に必要な期間は、導入する機能や利用部門、利用者数、既存システムとの連携、データ移行などによって変わります。そのため、すべてのシステムに共通する期間を示すことはできません。比較的小規模な業務システムであれば、数か月程度で導入できる場合があります。一方、複数部門で利用する基幹システムや、既存システムから大量のデータを移行する場合は、1年以上かかることもあります。一般的なスクラッチ型のシステム開発では、最短でも6か月程度を見込むケースがあります。ただし、これは要件が比較的明確で、開発範囲が限定されている場合の目安です。

 

自社で導入するシステムにどのくらいの期間が必要なのかを把握するには、まず導入までの工程を理解しておく必要があります。

システム開発は、大きく次のような流れで進みます。

 

・企画・構想

・要件定義

・外部設計

・内部設計

・開発

・各種テスト

・データ移行

・操作研修

・本番稼働

・稼働後の保守・改善

 

従来の記事では、「要件定義→設計→開発→検収→導入」という流れで紹介していました。実際には、その前後にも発注者側で対応すべき準備や作業があります。システム開発会社へ相談した時点から、すぐにプログラミングが始まるわけではありません。開発する目的や対象業務を整理し、必要な機能を明確にしたうえで、設計と開発へ進みます。各工程の役割と期間の目安を見ていきましょう。

 

企画・構想

システム開発を開始する前に、まず「なぜシステムを導入するのか」を明確にします。例えば、次のような目的が考えられます。

 

・手作業や二重入力を減らしたい
・Excelでの管理をシステム化したい
・部門ごとに分散している情報を一元化したい
・既存システムの老朽化を解消したい
・業務の属人化を防ぎたい
・経営判断に必要なデータをすぐに確認したい
・法改正や事業拡大へ対応したい

 

導入目的が曖昧なままでは、必要な機能や優先順位を決めにくくなります。

「あったら便利」という要望をすべて盛り込むと、開発費用と期間が膨らむ可能性もあります。そのため、企画段階では、現在の課題と導入後に実現したい状態を整理することが重要です。

企画・構想に必要な期間は、対象業務や関係部署の数によって異なります。小規模なシステムであれば数週間程度で整理できる場合がありますが、全社的な基幹システムの場合は、数か月かけて検討することもあります。

社内だけで整理することが難しい場合は、システム開発会社やITコンサルタントへ相談し、現状分析から支援を受ける方法もあります。

 

要件定義

要件定義は、主に「どのようなシステムにするか」を決める工程です。業務内容や課題を整理し、システムに必要な機能や性能、利用者、権限、データ、外部連携などを具体化します。要望や要件が多い場合や、現在の業務内容が明確になっていない場合は、整理や協議に時間がかかります。小規模なシステムでは1か月程度で進められることがありますが、基幹システムのように複数部門が関係する場合は、2～4か月以上かかることもあります。

要件定義では、主に次のような内容を整理します。

 

・システム導入の目的

・対象となる業務

・現在の業務フロー

・導入後の業務フロー

・必要な機能

・画面や帳票

・利用者と権限

・データの種類と保存期間

・既存システムとの連携

・セキュリティ要件

・性能や処理速度

・バックアップや障害対応

・データ移行

・運用・保守の方法

 

要件定義が不十分なまま次の工程へ進むと、開発後半で「想定していた機能がない」「実際の業務では使いにくい」といった問題が発生しやすくなります。後から大幅な仕様変更を行うと、設計やプログラム、テストのやり直しが必要になり、納期や費用へ影響します。そのため、要件定義では時間を短くすることだけを優先せず、発注者と開発会社の認識を十分に合わせることが大切です。

 

外部設計

外部設計は、利用者から見える画面や帳票、操作方法などを決める工程です。基本設計と呼ばれることもあります。主に次のような内容を設計します。

 

・画面の構成

・入力項目

・検索条件

・ボタンの配置

・画面間の移動

・帳票のレイアウト

・エラーメッセージ

・権限ごとの表示内容

・外部システムとの連携方法

 

外部設計には、数週間から2か月程度の期間を想定しておくとよいでしょう。ただし、画面数や帳票数が多い場合は、それ以上の期間が必要です。ユーザーが日常的に利用する画面は、業務効率や操作性に大きく影響します。そのため、見やすさや使い勝手を考慮しながら、発注者と開発会社で協議する必要があります。文章だけで画面仕様を確認すると、完成イメージに認識の違いが生じることがあります。画面イメージやモックアップを用いて確認すると、項目の不足や操作上の問題に気付きやすくなります。特に、実際にシステムを使用する現場担当者にも確認してもらうことが重要です。管理者だけで仕様を決めると、現場の業務に合わないシステムになる可能性があります。

 

内部設計

外部設計が完了すると、プログラムの構造やデータベース、処理方法を決める内部設計を行います。詳細設計と呼ばれる場合もあります。内部設計は、主に開発会社側が担当する工程です。具体的には、次のような内容を設計します。

 

・プログラムの構成

・データベースの構造

・各処理の流れ

・外部システムとの連携処理

・エラー処理

・セキュリティの実装方法

・ログの出力方法

・バックアップの仕組み

 

内部設計の期間は、システムの規模によって異なります。小規模であれば数週間程度、複雑な基幹システムでは数か月かかることがあります。発注者が内部設計のすべてを理解する必要はありませんが、設計の進捗や重要な技術的判断について説明を受けておくと安心です。

 

開発

開発工程では、設計で決まった仕様に基づいてプログラミングを行います。開発に必要な期間は、機能数や難易度、開発体制によって大きく変わります。小規模なシステムでは1～3か月程度、中規模以上の基幹システムでは半年以上かかる場合もあります。開発期間は、単純にプログラマーの人数を増やせば短くなるとは限りません。担当者が増えると、役割分担や情報共有、レビューなどに時間が必要になります。また、専門性の高い機能では、対応できる技術者が限られることもあります。開発中にも、発注者側で確認や判断が必要になる場合があります。質問への回答が遅れると、開発作業が一時的に停止する可能性があります。そのため、開発期間中も定例会議などを設け、進捗や課題を継続的に確認することが重要です。

 

単体テスト

単体テストは、開発した一つひとつのプログラムや機能が、設計どおりに動作するかを確認する工程です。例えば、次のような点を確認します。

 

・正しい情報を入力した場合に登録できるか

・必須項目が未入力の場合にエラーになるか

・計算結果が正しいか

・検索結果が条件どおりに表示されるか

・権限のない利用者が操作できないか

 

単体テストは、基本的に開発会社側で実施します。開発と並行して行われることもありますが、テスト項目や不具合の修正状況を適切に管理する必要があります。

 

結合テスト

結合テストは、複数の機能やプログラムを連携させた際に、正しく動作するかを確認する工程です。個別の機能が正常でも、組み合わせると問題が発生することがあります。例えば、受注登録後に在庫が正しく減少するか、出荷処理後に請求データが作成されるかなど、業務の流れに沿って確認します。また、会計システムや外部サービスと連携する場合は、データの送受信やエラー発生時の処理も確認します。

 

総合テスト・システムテスト

総合テストでは、完成したシステム全体が要件を満たしているかを確認します。主に次のような項目を確認します。

 

・業務全体を通した処理

・複数の利用者が同時に操作した場合の動作

・大量データを処理した場合の性能

・障害発生時の復旧

・セキュリティ

・バックアップ

・外部システムとの連携

 

システムの規模が大きいほど、確認する項目も増えます。

 

受入テスト・検収

受入テストは、発注者が納品されたシステムを確認し、実際の業務で利用できるかを判断する工程です。開発会社が実施するテストだけでなく、実際に利用する発注者側でも確認する必要があります。受入テストでは、通常の操作だけでなく、次のようなケースも確認しましょう。

 

・入力を間違えた場合

・登録後に修正や取消しをする場合

・返品や再請求などの例外処理

・月末や年度末の処理

・管理者と一般利用者の権限

・データを大量に登録した場合

・通信や連携に問題が発生した場合

 

テスト工程全体では、1か月半から2か月程度を見込むケースがあります。ただし、規模の大きいシステムでは、3か月以上必要になることもあります。受入テストを通常業務の合間に実施しようとすると、確認が不十分になる可能性があります。あらかじめ担当者と確認期間を決め、テストに必要な時間を確保しておきましょう。

 

データ移行

既存システムから新システムへ切り替える場合は、顧客情報、商品情報、受注履歴、在庫、請求情報などのデータを移行します。データ移行は、システム導入スケジュールに大きな影響を与える工程です。旧システムと新システムでは、データの形式や項目が異なることがあります。不要なデータ、重複データ、入力方法が統一されていないデータが残っていることもあります。そのため、単純にデータをコピーするだけでは移行できません。データ移行では、次の作業が必要になります。

 

・移行対象データの整理

・不要データの削除

・重複データの統合

・文字や日付形式の変換

・移行プログラムの作成

・テスト移行

・件数や金額の確認

・本番移行

・移行後の検証

 

本番移行前には、複数回のリハーサルを行うことが望ましいでしょう。データ移行を開発終盤になってから検討すると、想定以上に作業が必要となり、導入時期が遅れる可能性があります。要件定義の段階から移行方法を検討しておくことが重要です。

 

操作研修とマニュアル整備

システムが完成しても、利用者が操作できなければ業務へ定着しません。本番稼働前には、操作説明会や研修を実施し、利用者が基本的な操作を理解できるようにします。研修の対象者や内容は、役割によって分けると効果的です。例えば、一般利用者には日常的な操作を説明し、管理者にはマスタ管理、権限設定、エラー対応などを説明します。また、操作マニュアルやFAQを準備しておくと、稼働後の問い合わせを減らせます。研修の日程調整や参加者の確保にも時間が必要です。複数拠点で利用する場合は、オンライン研修や録画教材の活用も検討しましょう。

 

本番稼働

テストとデータ移行、操作研修が完了すると、本番稼働へ進みます。既存システムから新システムへの切り替え方法には、主に次のような方法があります。

 

・一度にすべてを切り替える

・部門や拠点ごとに段階的に切り替える

・新旧システムを一定期間並行して利用する

 

一度に切り替える方法は期間を短縮できますが、問題が発生した際の影響が大きくなります。段階的な切り替えや並行稼働は安全性を高めやすい一方、運用負荷やコストが増える可能性があります。システムの重要度や業務を停止できる時間を考慮し、適切な方法を選ぶ必要があります。また、本番切り替えに失敗した場合に旧システムへ戻す「切り戻し」の手順も準備しておきましょう。

 

稼働後の安定化期間

本番稼働直後は、利用者からの問い合わせや想定外の問題が発生しやすい時期です。そのため、導入日を迎えた時点でプロジェクトを終了するのではなく、一定の安定化期間を設けることが重要です。安定化期間では、次のような対応を行います。

 

・利用者からの問い合わせ対応

・不具合の修正

・操作方法の追加説明

・業務上の問題点の確認

・処理速度や稼働状況の確認

・軽微な改善

・マニュアルの更新

 

システムの規模に応じて、数週間から数か月程度の安定化期間を設けることがあります。

 

 

 

 

工程	主な内容	期間の目安	発注者側の対応
企画・構想	導入目的・課題整理	2週間～数か月	現状課題・目的を整理する
要件定義	必要な機能・業務を整理	1～4か月	要件確認・業務フロー共有
設計	画面・DB・プログラム設計	1～3か月	画面イメージ・仕様確認
開発	プログラミング・実装	1～6か月以上	仕様確認・質問への回答
各種テスト	単体・結合・総合・受入テスト	1.5～3か月	受入テスト・検収
データ移行	既存データの移行・検証	2週間～2か月	移行データの確認
操作研修	マニュアル整備・利用者教育	数日～数週間	利用者への周知・参加
本番稼働	システム切替・運用開始	1日～数週間	運用確認・問い合わせ対応
安定化期間	不具合修正・改善対応	1～3か月	運用状況の確認・改善要望

 

 

 

2．システムの規模別に見る導入期間の目安

システム導入に必要な期間は、規模によって大きく変わります。ここで紹介する期間はあくまで一般的な目安です。実際の期間は、要件や開発体制によって異なります。

 

小規模な業務システム

対象となる業務や利用者が限定されている小規模なシステムでは、3～6か月程度で導入できる場合があります。例えば、次のようなシステムです。

 

・社内申請システム

・簡易的な顧客管理

・日報管理

・問い合わせ管理

・小規模な在庫管理

 

ただし、要件が決まっていない場合や、外部システムとの連携が必要な場合は、期間が延びることがあります。

 

中規模な業務システム

複数の業務や部門で利用する中規模なシステムでは、6か月から1年程度かかることがあります。例えば、販売管理、顧客管理、在庫管理などを連携させる場合です。機能数だけでなく、利用部門間の調整やデータ移行にも時間が必要になります。

 

大規模な基幹システム

会計、販売、在庫、生産、人事など、企業の主要業務を支える基幹システムでは、1年以上の期間を要することがあります。大規模なプロジェクトでは、要件定義だけでも数か月かかる場合があります。また、複数の既存システムを統合する場合は、業務ルールの統一やデータ整理が必要です。開発そのものよりも、社内調整に時間がかかるケースもあります。

 

中規模な業務システムを導入する場合のスケジュール例

ここまで、小規模・中規模・大規模のシステムごとに導入期間の目安を紹介しました。しかし、実際にどの工程へどの程度の期間を割り当てるのか、具体的なイメージを持ちにくい方もいるでしょう。例えば、販売管理や顧客管理などを含む中規模な業務システムをスクラッチで開発する場合、次のようなスケジュールが考えられます。

 

・企画・構想：1～2か月

・要件定義：2～3か月

・外部設計・内部設計：2～3か月

・開発：3～5か月

・単体テスト・結合テスト：1～2か月

・総合テスト・受入テスト：1～2か月

・データ移行・操作研修：1か月程度

・本番稼働・安定化：1～2か月

 

すべての工程を単純に合計すると、1年以上かかるように見えるかもしれません。ただし、実際のプロジェクトでは、設計が完了した機能から順次開発へ着手したり、開発と並行してテストデータや移行データを準備したりすることがあります。そのため、作業の一部を並行して進めることで、全体期間を調整できる場合があります。

 

一方で、工程を無理に並行させると、前工程で決まっていない内容を前提に作業を進めることになり、後から修正が発生する可能性があります。特に、要件定義や外部設計が十分に固まっていない状態で開発を始めると、結果的に手戻りが増え、かえって導入時期が遅れることもあります。スケジュールを作成する際は、「どの工程を並行できるか」だけでなく、「どの工程が完了しなければ次へ進めないか」を整理することが重要です。

 

また、システム開発会社が作業する期間とは別に、発注者側の確認期間も必要です。画面や帳票を確認する時間、社内で意見を集める時間、責任者から承認を得る時間などを含めて計画しなければなりません。開発会社から提示されたスケジュールを確認する際は、単に納品日を見るだけでなく、各工程で発注者側に何が求められるのかも確認しておきましょう。

 

既存システムを再構築する場合のスケジュール

既存システムの老朽化や保守終了を理由に再構築する場合は、新規開発とは異なる作業が必要です。まず、現在利用しているシステムの機能やデータ、外部連携、運用方法を調査します。設計書や仕様書が残っていない場合は、実際の画面やプログラム、データベースなどを確認しながら、現在の仕組みを把握しなければなりません。

 

また、長年使用してきたシステムには、現在の業務では使われていない機能が残っていることがあります。既存機能をそのまま新システムへ移すのではなく、必要な機能と不要な機能を整理することが重要です。再構築では、次のような工程が加わる可能性があります。

 

・既存システムの調査

・現行機能と利用状況の整理

・既存データの構造確認

・新旧機能の比較

・廃止する機能の判断

・データ移行方法の検討

・新旧システムの並行稼働

・旧システムの停止とデータ保管

 

既存システムの資料がそろっている場合と、ブラックボックス化している場合では、調査に必要な期間が大きく異なります。

保守契約の終了日やサーバー、OS、開発言語などのサポート終了が迫っている場合は、期限直前になってから再構築を始めるのではなく、余裕を持って相談することが大切です。

 

 

３．開発手法に応じた期間の変動もある

 

どの開発手法を取り入れるかによっても、スケジュールは変動します。一般的な開発手法は大きく分けてウォーターフォール型とアジャイル開発型で分かれます。

 

ウォーターフォール型

ウォーターフォール型は、要件定義、設計、開発、テストという順番で、各工程を完了させてから次の工程へ進む開発手法です。全体の計画を立てやすく、進捗や予算を管理しやすいという特徴があります。基幹システムのように、業務要件や品質を慎重に確認しながら進める案件で採用されることがあります。一方で、前の工程へ戻ると影響が大きくなるため、要件定義や設計の精度が重要です。開発途中で大幅な仕様変更が発生すると、設計やプログラム、テストの修正が必要となり、スケジュールが延びる可能性があります。そのため、要件が比較的明確で、導入までの工程や成果物を管理したい案件に向いています。

 

アジャイル開発型

アジャイル開発は、小さな範囲で設計、開発、テストを繰り返しながら、段階的にシステムを完成させる手法です。短い期間で動作する機能を確認できるため、利用者の意見を反映しながら開発を進めやすいというメリットがあります。要件が完全に決まっていない場合や、市場や業務の変化に合わせて柔軟に改善したい案件に適しています。一方で、追加要望を繰り返すと、最終的な完成時期や費用が読みにくくなることがあります。アジャイル開発を採用する場合も、開発の目的、予算、優先順位、終了条件を明確にすることが重要です。

 

どちらの手法が短いとは限らない

アジャイル開発は短期間で一部の機能を利用開始できる可能性がありますが、システム全体の完成期間が必ず短くなるわけではありません。一方、ウォーターフォール型も、要件が明確で確認が円滑に進めば、予定どおり導入しやすい方法です。開発手法だけでなく、システムの性質や社内体制に合った進め方を選ぶことが重要です。

 

 

4．システム導入のスケジュールを左右する主な要因

システムの規模以外にも、導入期間へ影響する要因があります。

 

要件の明確さ

導入目的や必要な機能が明確であれば、要件定義や設計を進めやすくなります。反対に、開発を始めてから要望を整理する場合は、確認や変更が増え、期間が延びやすくなります。

関係部署の数

複数部署が利用するシステムでは、それぞれの要望や業務ルールを調整する必要があります。

部門ごとに異なる運用をすべてシステムへ反映すると、仕様が複雑になることがあります。

既存システムとの連携

会計ソフト、ECサイト、外部サービス、取引先のシステムなどと連携する場合は、接続方法やデータ形式の確認が必要です。

連携先の仕様が不明確な場合や、相手側での作業が必要な場合は、調整に時間がかかります。

データ移行の量と品質

移行するデータが多い場合や、データの形式が統一されていない場合は、整理と変換に時間が必要です。

古いシステムの仕様書が残っていない場合も、データ構造の調査に時間がかかります。

セキュリティ要件

個人情報や機密情報を扱うシステムでは、アクセス制御、ログ管理、暗号化、脆弱性対策などが必要です。

高いセキュリティ水準が求められる場合は、設計やテストの期間が増えることがあります。

発注者側の確認速度

開発会社からの質問や仕様確認に対して、発注者側の回答が遅れると、作業が止まる可能性があります。

確認担当者と承認者を決め、一定期間内に回答できる体制を整えておくことが重要です。

予算と開発体制

システム導入のスケジュールは、確保できる予算や開発体制によっても変わります。予算が限られている場合は、一度にすべての機能を開発するのではなく、対象範囲を限定したり、複数の段階に分けて導入したりする必要があります。

 

一方で、予算を増やして開発メンバーを増員すれば、必ず期間を短縮できるわけではありません。開発担当者が増えるほど、作業の分担や情報共有、成果物のレビュー、プログラムの統合などに管理工数が必要になります。特に、開発途中で急に人員を追加しても、新しい担当者がシステムの目的や仕様を理解するまでに時間がかかります。増員によって一時的に管理負担が増え、期待したほど期間を短縮できない場合もあります。

そのため、プロジェクト開始時に必要な技術や作業量を見極め、適切な体制を整えることが重要です。

発注者側についても同様です。システム担当者が一人しかおらず、通常業務と並行してプロジェクトへ対応する場合、確認やデータ準備が遅れる可能性があります。関係部署から協力者を選び、業務ごとに確認できる体制をつくっておくと、プロジェクトを進めやすくなります。

法改正や外部環境の変化

法改正や制度変更への対応を目的としてシステムを導入する場合は、施行日から逆算してスケジュールを立てる必要があります。税制、会計制度、労務管理、個人情報の取り扱いなどに変更がある場合、システムの仕様にも影響する可能性があります。ただし、制度の詳細が確定する前に開発を始めると、後から仕様変更が必要になる場合があります。反対に、詳細が決まるまで何も準備しなければ、施行日までに開発やテストが間に合わない可能性もあります。

 

このような場合は、早い段階で影響が想定される業務や機能を洗い出し、確定している範囲から準備を進めることが重要です。変更される可能性がある部分については、後から修正しやすい設計にするなど、開発会社と対応方法を検討します。

また、外部サービスや他社システムと連携している場合は、連携先の仕様変更によって自社システムの改修が必要になることもあります。自社だけでスケジュールを決められないケースもあるため、関係する企業やサービス提供者との調整期間も含めて計画しましょう。

 

 

 

5．システム導入が遅れる主な原因

予定どおりにプロジェクトを進めるには、遅延しやすい原因を理解しておく必要があります。

 

要件が固まらない

関係者の意見がまとまらない、現場の業務が整理されていないといった理由で、要件定義が長期化することがあります。すべての要望を同じ優先度で扱うのではなく、必須機能と将来対応する機能を分けることが有効です。

仕様変更が繰り返される

開発開始後に仕様変更が続くと、設計、プログラム、テストへ影響します。

変更を行う場合は、費用と納期への影響を確認し、双方で合意してから着手する仕組みが必要です。

社内の意思決定が遅い

最終判断を行う責任者が決まっていない場合、仕様の承認や優先順位の判断に時間がかかります。プロジェクト開始時に、責任者、担当者、承認者の役割を明確にしておきましょう。

テスト期間が不足する

開発の遅れを取り戻すためにテスト期間を短縮すると、不具合を十分に確認できない可能性があります。テスト工程は品質を確保するために必要な期間であり、安易に削減しないことが重要です。

データ移行の準備が遅れる

データ移行を終盤になってから開始すると、データの不備が発覚し、本番稼働へ間に合わない場合があります。初期段階からデータの状態を確認し、必要な整理を進めておきましょう。

 

 

6．スケジュールどおりに導入するためのポイント

 

導入希望日から逆算する

「できるだけ早く」ではなく、「いつまでに、なぜ導入する必要があるのか」を明確にします。決算期、法改正、繁忙期、既存システムの保守終了など、期限の理由を開発会社へ共有しましょう。期日が決まっている場合は、その日までにすべての機能を完成させるのか、優先度の高い機能だけを先に導入するのかを検討します。

優先順位を決める

必要な機能を次のように分類すると、開発範囲を調整しやすくなります。

 

・初回リリースに必須

・できれば初回に必要

・導入後に追加可能

・現時点では不要

 

優先順位を明確にすることで、限られた期間や予算の中でも、重要な機能から開発できます。

社内担当者の時間を確保する

システム開発は、開発会社だけで進められるものではありません。発注者側でも、ヒアリングへの参加、仕様確認、データ準備、受入テスト、操作研修などの対応が必要です。通常業務と兼任する場合は、プロジェクトに使える時間をあらかじめ確保しておきましょう。

定例会議を設ける

週次や隔週などで定例会議を行い、進捗、課題、決定事項を共有します。問題が小さいうちに把握できれば、スケジュールへの影響を抑えやすくなります。議事録を残し、誰がいつまでに何を行うかを明確にすることも重要です。

一定の余裕を持たせる

システム開発では、想定外の課題が発生する可能性があります。計画を立てる際は、すべての工程を隙間なく設定するのではなく、確認や修正のための余裕を持たせましょう。特に、本番稼働日は繁忙期の直前を避けるなど、問題が発生した場合に対応できる時期を選ぶことが重要です。

進捗を「作業した時間」だけで判断しない

システム開発の進捗を確認する際は、作業に費やした時間だけでなく、予定していた成果物が完成しているかを確認することが重要です。例えば、「設計作業は80％完了している」と報告されても、重要な仕様が決まっていなければ、実際には次工程へ進めない可能性があります。

進捗確認では、次のような点を確認しましょう。

 

・予定していた成果物が完成しているか

・未確定の仕様が残っていないか

・発生している課題は何か

・誰の判断や対応を待っているのか

・次の工程へ予定どおり進めるか

・納期へ影響する問題がないか

 

進捗率の数値だけではなく、作業の完了条件を明確にすることが大切です。また、課題が発生していても、納期への影響が小さいうちは報告されないことがあります。しかし、小さな遅れが積み重なり、開発後半になって大きな遅延として表面化する可能性があります。定例会議では、完了した作業だけでなく、遅れている作業や懸念事項についても共有し、早い段階で対応を検討しましょう。

スケジュール変更時は影響範囲を確認する

システム開発では、当初の計画を一度決めたら最後まで変更してはいけないわけではありません。要件の追加や外部環境の変化、技術的な課題などにより、スケジュールの見直しが必要になることもあります。重要なのは、単に納期を後ろへずらすのではなく、変更による影響を整理することです。スケジュールを変更する場合は、次の内容を確認します。

 

・遅延や変更が発生した原因

・影響を受ける工程

・新しい完了予定日

・費用への影響

・発注者側で必要になる対応

・本番稼働日を変更する必要があるか

・機能の優先順位を見直せるか

・段階的なリリースへ変更できるか

 

例えば、一部の機能が間に合わない場合でも、業務上必要な機能が完成していれば、対象範囲を限定して先行リリースできる可能性があります。一方、データ移行やセキュリティ、業務全体に関わる重要な機能に問題がある場合は、無理に予定どおり稼働させるべきではありません。納期を守ることだけを優先すると、テスト不足や不具合の見落としにつながり、本番稼働後に大きな混乱が起こる可能性があります。品質、費用、対象範囲、納期のバランスを考え、発注者と開発会社で現実的な計画を再設定することが重要です。

本番稼働日を決める際の注意点

本番稼働日は、プログラムの完成予定だけで決めるのではなく、自社の業務スケジュールも考慮して設定します。一般的には、次のような時期を避けた方がよい場合があります。

 

・決算や月末処理の直前

・年末年始などの長期休暇直前

・自社の繁忙期

・大規模な組織変更の時期

・他のシステム変更と重なる時期

・担当者が不在になる時期

 

本番稼働直後は、操作方法に関する問い合わせや軽微な不具合が発生する可能性があります。そのため、発注者と開発会社の担当者が対応できる時期を選ぶことが望ましいでしょう。また、複数の拠点や部門で利用するシステムでは、すべてを同じ日に切り替えるのではなく、一部の拠点で先行稼働し、問題がないことを確認してから展開する方法もあります。導入日そのものだけではなく、稼働後の数週間まで含めて体制を確保することが、安定したシステム導入につながります。

 

 

7．システム導入を短縮するためにできること

導入期間を短縮したい場合も、単純に各工程を削るのではなく、進め方を工夫する必要があります。

対象業務を限定する

初回から全業務を対象にせず、効果の高い業務から導入する方法があります。一部の部署や拠点で先行導入し、問題を確認したうえで全社へ展開する方法も有効です。

既存の機能やサービスを活用する

すべてを一から開発するのではなく、既存のクラウドサービスや外部機能を組み合わせることで、期間を短縮できる場合があります。ただし、自社の業務に合うか、長期的な費用や連携が問題にならないかを確認する必要があります。

モックアップで早期に確認する

画面イメージを早い段階で確認すると、開発後の大幅な修正を防ぎやすくなります。発注者と開発会社が完成イメージを共有することが、結果的な期間短縮につながります。

 

エイ・エヌ・エスのシステム開発、導入期間短縮の秘訣

資料ベースでは、後工程になってから認識のズレが発生し、手戻りが発生することで、システムの本導入がなかなか進まない、なんてこともよくあります。そのため、エイ・エヌ・エスでは要件定義や設計の段階で実際の画面の動きを想定したモックアップをお見せする”モックアップアプローチ”を採用しています。できるだけ手戻りを発生させないことで、大幅な納期遅延を防ぎます。

 

段階的にリリースする

最初に必要最低限の機能を導入し、その後に追加開発を行う方法です。業務上の優先度が高い機能を早く利用できる一方、全体の設計に一貫性がなくならないよう、将来の拡張も考慮する必要があります。

 

エイ・エヌ・エスの将来を見据えたシステム開発

一度に多くの機能を導入すると、

・想定以上にコストがかかった

・結局すべての機能を使いこなせなかった

といった問題が起こりえます。システムは導入するのが目的ではなく、導入効果を実感できなければ意味がありません。そのため、エイ・エヌ・エスでは、より導入効果を感じていただくために、まずは優先度の高い機能からの導入をおすすめしています。将来的な改修や追加開発を見据えた開発を行うため、スモールステップでも問題ありません。

 

 

8．発注者側で事前に準備しておきたいこと

システム開発会社へ相談する前に、次の情報を整理しておくと、要件確認や見積もりを進めやすくなります。

 

・システム導入の目的

・現在困っていること

・対象となる業務

・利用する部門と人数

・現在使用しているシステムやExcel

・必要な機能

・連携したい外部システム

・移行したいデータ

・希望する導入時期

・想定している予算

・社内の担当者と責任者

 

すべてが決まっている必要はありません。課題や希望を整理したうえで相談することで、開発会社から具体的な提案を受けやすくなります。

 

 

9．システム導入スケジュールに関するよくある質問

 

相談から見積もりまでどのくらいかかりますか

見積もりに必要な期間は、要件の具体性やシステム規模によって異なります。簡易的な概算であれば比較的短期間で提示できる場合がありますが、詳細な見積もりには、業務ヒアリングや要件整理が必要です。複雑なシステムでは、要件定義を別契約として実施した後に、正式な開発費用と期間を算出することもあります。

納期を先に決めることはできますか

導入期限を先に設定することは可能ですが、その場合は期限までに実現できる範囲を検討する必要があります。すべての機能を無理に詰め込むのではなく、優先度の高い機能から段階的に導入する方法が現実的です。

仕様変更があると必ず納期は延びますか

変更内容によって異なります。画面上の文言変更など、影響が小さい修正であれば、全体の納期へ影響しないこともあります。一方、データベースの構造や業務フローに関わる変更は、多くの機能やテストへ影響するため、期間が延びる可能性があります。

既存システムを使いながら開発できますか

多くの場合、既存システムを利用しながら新システムを開発します。本番切り替え時の業務停止を最小限にするため、休日や夜間にデータ移行を行う、一定期間並行稼働させるなどの計画を立てます。

システム完成後すぐに利用できますか

システムが完成した後も、データ移行、受入テスト、操作研修、マニュアル整備などが必要です。そのため、プログラムの完成日と本番稼働日は分けて考える必要があります。

 

 

10．システム導入を成功させるには余裕を持った計画が重要

システム導入に必要な期間は、システムの規模や機能数だけで決まるものではありません。要件の明確さ、関係部署の数、データ移行、外部システムとの連携、社内の確認体制など、さまざまな要因が影響します。一般的な開発工程は、次のような流れで進みます。

 

・企画・構想

・要件定義

・設計

・開発

・テスト

・データ移行

・操作研修

・本番稼働

・安定化・保守

 

小規模なシステムであれば数か月程度で導入できる場合がありますが、複数部門で利用する基幹システムでは、1年以上の期間が必要になることもあります。また、開発会社が作業する期間だけでなく、発注者側で要件を確認し、判断し、受入テストを行う期間も必要です。導入したい時期が決まっている場合は、期限から逆算し、どの機能を優先するかを早めに検討しましょう。すべての機能を一度に完成させることが難しい場合は、段階的な導入も有効です。

 

システム開発では、スケジュールを短くすることだけが成功ではありません。十分な確認やテストを行わずに急いで導入すると、稼働後の不具合や業務混乱につながる可能性があります。余裕を持った計画を立て、発注者と開発会社が継続的に情報を共有しながら進めることが、システム導入を成功させるポイントです。

 

11．基幹システム開発・導入支援はエイ・エヌ・エスへ

エイ・エヌ・エスでは、オーダーメイドの基幹システム開発を中心に、企業ごとの業務や課題に合わせたシステムをご提案しています。システム開発では、プログラムを作ることだけでなく、導入目的や現在の業務を整理し、発注者と開発会社が完成イメージを共有することが重要です。

 

エイ・エヌ・エスでは、要件定義の段階から画面イメージなどを用いて認識を合わせ、完成後の手戻りをできる限り減らしながらプロジェクトを進めています。オーダーメイドシステムの新規開発だけでなく、既存システムの再構築、機能追加、運用・保守、保守引継ぎ、インフラに関するご相談にも対応しています。

 

「導入希望時期までに、どの程度のシステムを構築できるか知りたい」「現在のシステムをいつから見直すべきか分からない」「既存システムの保守終了までに再構築したい」といった段階からでもご相談いただけます。システム導入のスケジュールは、対象となる業務や機能によって異なります。まずは現在の課題やご希望の導入時期を整理したうえで、お気軽にお問い合わせください。

 

 

 

 

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