属人化したシステム課題を解決するには？

１．属人化したシステムのリスク

“属人化”とは、その業務のやり方や進め方などを、特定の担当者のみしか把握していない状況を指します。業務が専門的であることや、技術継承する機会がなく多忙といった理由から、長期にわたって特定の担当者が業務を担うことで属人化しやすくなります。
業務の根幹を担うシステムの場合、専門性が高いことから社内のシステム担当者や保守を依頼している外部の専任担当者などに対して、属人化が発生しやすいといえそうです。Excelのマクロや数式といったものでさえ属人化し、特定の担当者がいなくなってしまうとブラックボックス化して業務に支障が出てしまうことがあります。

「そのシステム仕様は○○さんしか分からない。」
「ドキュメントもなく、○○さんの頭の中にしか仕様がない。」
「マニュアルがなく業務の標準化ができていないので、○○さんがいないと進まない。」

属人化することで業務負担に偏りが生じ、担当者に依存することで会社が抱えるリスクは大きくなります。担当者が退職したり、病気・けがなどで離職すれば、業務が滞る危険性があるからです。

２．老朽化したシステムが属人化をもたらす？

老朽化・複雑化したシステム(レガシーシステム)を有する企業は特に、属人化に対する課題を抱えています。外部にシステム保守・メンテナンスを依頼しようとも、新しい技術が次々と登場している現代では、古い技術を持つエンジニアが減少し、外部のシステム会社でさえも対応ができない可能性があります。このような場合はシステム自体を刷新し、新たに再構築するべき状況（DX推進の障害）として問題視されており、レガシーシステムからの早期脱却が求められています。

３．属人化から標準化へ

属人化した状況を脱却するために、企業が準備・対応すべきことを考えてみます。
業務を標準化させるため、業務の流れを可視化して誰にでも業務が行える仕組みを作ることがポイントです。

・マニュアルを作成する
・情報共有を習慣化する
・担当者を2名以上つける

基盤となるマニュアルを作成することで、作業内容が整理されます。担当者以外であってもマニュアルを見ながら対応できる環境を整えられると理想です。また、担当者を1名にしないということは属人化を解消するための業務遂行において最も重要といえるかもしれません。担当者の休暇にも影響なく業務遂行ができ、退職、離職によるダメージも軽減できます。その中で担当者間はもちろんのこと、部署・社内での情報共有が習慣化できれば、属人化しにくい環境に近づくことができます。

４．現行システムの保守、再構築はお任せください！

属人化を解消できれば、業務の効率化やノウハウの蓄積、業務の安定化を見込むことができます。エイ・エヌ・エスは、オーダーメイドの基幹システム開発を主軸に、創業以来30年以上、多くのシステム関連サービスを提供しております。オーダーメイドのシステム開発や再構築を主軸に事業を展開し、システム開発と合わせてインフラ管理・提案も行っています。また、システム保守の引継ぎや生産性向上・業務効率化のためのデザイン刷新、アプリ開発など、新しいビジネス展開のご支援やIT化やDX推進のための一歩を支援しています。
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