受注管理システムで効率を実現

2022.06.14

◆受注管理システムとは？

「受注管理システム」は、受注管理業務を自動化することで効率化を実現させるためのシステムです。一般的には、顧客のからの注文を受け、商品の種類、数量、納品期日等の注文内容を確定し、生産・出荷等の次工程へ引継ぐ役目を担います。見積書、注文請書、納品書、請求書の発行も必要であり、企業によって注文の受け方が異なる工程はあるものの、注文内容の確認や在庫の引当などの機能も備えています。
受注管理をシステム化していない企業は、電話・FAXやメールで注文を受け、Excel等で注文内容を管理しているというケースが多いように見受けられます。手入力や手作業などのアナログな管理工程が多いと、人的要因の注文ミスや記載・入力間違いなどが発生しやすくなります。受注管理システムを利用することで、「業務効率化」と「人的ミスの削減」が実現できます。また、その他の在庫管理や請求管理等の業務をシステムで連携できれば、販売管理業務全体を効率化させることにつながるでしょう。

 

◆導入メリットを考える

受注管理システムの開発・導入を検討する上で、どのようなメリットがあるか具体的に考えてみます。上述したとおり、「業務効率化」と「人的ミスの削減」が最大のメリットと考えられますが、大きく分けて３つのメリットを紹介します。

・業務効率化とIT化を実現
受注内容を処理するのにかかる手間は大きく、1日の発注件数によっては担当者の負担はさらに増え、ミスに繋がりやすくなります。「FAXの注文で文字が見えない…」「電話で注文数を一部聞き漏らした…」など、想定しうるだけで効率が良いとはいえません。
システムで管理できるようになれば、これらの手間が軽減され、工数が大幅に削減されます。人的コストの削減に繋がり、働き方改革やリモートワークへの推進等につながります。

・迅速な対応と受注情報の一元管理を実現
顧客から要望で「当日納品してほしい！」「多様な商品を少量で発注できないか？」といった声がある場合、システムを導入してれば緊急対応や少数注文などのイレギュラーにも柔軟に対応できるでしょう。それは、信頼関係の向上や取引の拡充につながります。また、そういった情報をシステムで管理していれば、注文内容や納品期日などの情報が明確に管理できるため、情報の一元管理・共有も容易になります。

・顧客満足度の向上と経営リスクの低減
顧客側もシステムを利用できれば、365日時間を気にせず発注をすることができます。電話やFAXの場合、相手側が受けなけなければ正式に注文がかからず、メールは担当者が確認するまでのタイムラグが発生します。システム上で必要な商品をいつでも注文でき、簡単に発注することができることに加え、正確な取引が最短期間で実現するでしょう。

受注管理とは、注文を受けて出荷するまでの流れを管理することであり、企業にとって売上の窓口となるとても重要な業務です。自社にあった最適な受注管理システムを導入し、効率化をはかりましょう。

 

◆オーダーメイドのシステム開発なら、お任せください！

受注管理は、業種や企業によって違いがあるため、企業は自社に合わせたシステムを選定する必要があります。特に特殊な受注管理をしているという企業は、パッケージシステムでは管理が難しいケースもあります。そのような場合は、業務に合わせたフルスクラッチのシステム開発を推奨します。
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