緊急事態宣言…在宅勤務におけるITとセキュリティ

2020.04.10

◆在宅勤務要請…企業が必要な対策とは

首都圏を中心に新型コロナウイルスの感染が拡大していることを受け、法律に基づく緊急事態宣言が発令されました。

現時点では、感染が拡大している東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡の7都府県が対象となっており、宣言の効力は5月6日までの1カ月とされています。これにより、対象地域の都道府県知事が法律に基づき、感染防止に必要な協力を要請・指示ができることになります。
政府や各都道府県知事から各企業に対し、既に在宅勤務の要請が出されていましたが、緊急事態宣言を受け、在宅勤務への切り替えに踏み切る企業がさらに多くなることが想定されます。急な環境変化への対応が迫られている中、在宅勤務を行うにあたって必要な設備や規定が定められていないままの企業も多いのではないでしょうか。必要なIT設備やセキュリティなどの規定を考えてみたいと思います。

◆システムでの情報共有

在宅勤務を行う上では、社内ネットワークを使い、社内にいる社員と同じように業務を円滑に行えるようなシステム環境が理想的です。会社や社員同士が、スケジュールや状況を把握するためのツールとしてグループウェアがあります。一般的に、グループウェアは以下のような機能が設けられています。

・メール・チャット機能

・電子掲示板（BBS）機能

・スケジュール管理機能

・ワークフロー（電子決裁）機能

・会議室予約（設備予約）機能

懸念される情報共有不足の解消に貢献できるシステムは、在宅勤務をする上で利便性の高いシステムであるといえます。また、今後、在宅勤務期間が終了した状況においても、業務効率化や人的ミスの削減など、導入メリットがあるシステムであると考えられます。

※エイ・エヌ・エスが展開する勤怠管理システム「勤怠Trust」は、グループウェアやチャット等の機能が充実しています。詳しくはこちら⇒https://www.kintai-trust.com/

◆セキュリティの強化とルールの設定

在宅勤務を導入する際にもっとも重要なことがセキュリティ対策ではないでしょうか。
社内にいるような見通しの良い環境とは異なる以上、在宅勤務で働く人の全員がセキュリティに対する認識を高く持つ必要があります。セキュリティ対策の基本としては、総務省が策定した「テレワークセキュリティーガイドライン」が参考になりますが、セキュリティ強化のためには、大きく分けて以下のような、規定、教育、技術面への対応が重要なポイントとなります。

・セキュリティポリシーの策定

・セキュリティポリシーの徹底・教育・管理

・必要なシステムの導入(不正アクセス防止、ウィルス対策、ID/パスワードによる対策)

まずは在宅勤務を実施する上で、セキュリティの体制ができているか、遵守されているかなどの体制を確認してみる必要があります。

◆在宅勤務体制で重要なこととは