ペーパーレス化で推進されるテレワークへ

2020.06.02

◆ペーパーレス化が必要な理由

コロナウィルス感染拡大による長期的な影響により事業活動には変化がでてきています。
「在宅勤務者を常時全体の5割へ拡大」「オフィス解約で在宅勤務への転換」…等々
当たり前のように従業員が会社に出社して所定時間の勤務するといった体制は、すでに当たり前ではなくなろうとしています。
そんな中、以前から国や行政が推進する流れもありましたが、今まさに必要とされているのが“ペーパーレス化”です。
テレワークを行う多くの企業で、書類の印刷や契約・発注の際の押印などの紙ベースのやり取りを必要とした業務が要因で、出社が必要になるケースが多かったのではないでしょうか。
当たり前だった働き方や企業の体制が変わろうとしている今、当たり前に対応していた紙ベースでの業務もペーパーレス化していく必要があるのかもしれません。

 

◆ペーパーレス化の具体的なメリットとは

ペーパーレスとは、その名の通り、紙を減らすことです。ペーパーレス化は、紙ベースでの情報共有・保管はせず、データ上で画面表示することで代替がすることになります。あらゆる書類をデータとして保存するペーパーレス化は、企業活動において多くのメリットがあります。例えば、以下のようなメリットが挙げられます。

・印刷するためにかかる印刷機や紙代、人件費などのコスト削減
・紙で保管している資料、印刷機、印刷用紙等の設置・保管場所の縮小
・データ保管をすることでセキュリティ対策が可能
・環境問題にも考慮した事業運営が可能

前述したように、テレワークなどの働き方でも支障なく対応ができるのは大きなメリットです。また、迅速にデータ授受・共有ができ、資料を探す手間も省くことができるため業務効率化に直結します。セキュリティの観点から見ても、紙で管理するよりもパスワードや権限設定をした上でデータ保管した方が安全といえそうです。
逆に、ペーパーレス化することで、データ上では閲覧しにくい場合があることや、ITに不慣れな従業員が対応するにあたってはデメリットと考えられる部分もあります。しかし、昨今の状況や事業の体制に照らし合わせて考えてみると、ペーパーレス化の実現で得られるメリットの方が大きいと感じられる企業が多いのではないかと考えられます。

 

◆私たちにできる“ペーパーレス化”の方法

変化する事業運営の在り方やテレワーク体制構築のために、自社業務に合わせてペーパーレス化を実現させるシステムを構築しませんか。

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